Agendar y confirmar visitas

Visits es la agenda de tu operación: muestra, agrupado por sitio y día, todo el trabajo que tiene fecha (tareas puntuales y rondas recurrentes). Si además activas la confirmación de visitas en un sitio, el cliente recibe un correo para confirmar cada ronda programada, o pedir que se mueva o se cancele, y tú decides si lo aceptas.

Cuándo usarla

• Quieres ver de un vistazo qué sitios se visitan esta semana o este mes y quién va.
• Tus clientes necesitan saber con anticipación cuándo llega el técnico.
• Un cliente pidió cambiar o cancelar una visita y tienes que responder.

Antes de empezar

• Hoy la agenda la abren el Dueño, el Administrador y el Gerente (este último, solo con sus sitios asignados).
• Para que el cliente confirme, el sitio necesita rondas recurrentes y al menos un contacto con correo que reciba reportes: esos contactos son los que reciben la confirmación. Ver Contactos del sitio.
• Las tareas puntuales aparecen en la agenda, pero solo las rondas generan el correo de confirmación.

Pasos

1. Activa la confirmación en el sitio

   En el panel web abre Sites, entra al sitio y pulsa Edit options (en el resumen Site options). En la pestaña Options, sección Visits, enciende Visit confirmation; se guarda al instante. A partir de ahí, cada ronda programada de ese sitio se agrupa en una visita por día: si un mismo día hay varias tareas, el cliente recibe un solo correo y confirma una sola vez.

2. Deja que Qribo envíe el correo

   Cuando Qribo crea las tareas de la ronda (según la anticipación que configuraste en la recurrencia), envía a cada contacto su propio enlace. El correo dice qué se hará y ofrece «Confirmar, reprogramar o cancelar». En la página que abre, el cliente puede confirmar, proponer otra fecha (opcional) o pedir la cancelación, con un comentario.

3. Abre la agenda

   Entra a Visits. Elige Week, Month o List, muévete con las flechas o vuelve con Today, y filtra con All sites. Activa Show history para ver también lo ya realizado o cancelado.

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4. Lee el estado de cada visita

   La leyenda indica el estado de la confirmación: Scheduled (el sitio no pide confirmación), Pending (se envió el correo y falta la respuesta), Confirmed, Reschedule o Cancellation (el cliente pidió un cambio) y Unconfirmed (llegó la fecha sin respuesta). Pulsa una casilla para ver Visit tasks, Assigned to y abrir cada tarea.

5. Resuelve las solicitudes del cliente

   Los pedidos del cliente se juntan en Requests to resolve. Para cada uno elige: Approve reschedule (mueve todas las tareas de la visita a la fecha que propuso el cliente y la deja confirmada), Approve cancellation (cancela la visita y sus tareas) o Reject request (la visita sigue como estaba, confirmada).

En la app, el acceso rápido Visits del Inicio muestra la misma agenda y las mismas solicitudes, con un contador de pedidos pendientes y los botones Approve reschedule, Approve cancellation y Reject request. El interruptor de confirmación del sitio se cambia solo en la web.

Resultado

• La visita confirmada muestra quién la confirmó. Cada paso (envío, confirmación, solicitud, aprobación) queda en el historial de las tareas de esa visita.
• Si la visita sigue pendiente dos días antes, Qribo manda un solo recordatorio al cliente. Las confirmadas también reciben un recordatorio con la opción de cambiar.
• Una visita sin confirmar ocurre igual: el técnico va y la visita queda marcada como no confirmada. El cliente todavía puede confirmar tarde con su enlace.
• Al aprobar una reprogramación, las tareas pasan a la nueva fecha (de 8:00 a 18:00, hora del sitio) y el técnico las ve en su agenda.

Errores frecuentes

Consejos