Guía completa: alta de la empresa

Esta guía recorre la puesta en marcha completa de una empresa en Qribo, con el ejemplo de Servicios Aurora, una empresa de mantenimiento que atiende al cliente Hotel Aurora Centro. Cada etapa enlaza al artículo detallado; aquí está el orden y el porqué.

Cuándo usarla

• Acabas de registrarte y quieres hacerlo bien a la primera.
• Vas a implantar Qribo en una empresa con varios sitios y técnicos.

Antes de empezar

• Hazlo con la cuenta del Dueño (quien creó la empresa): es la única que además podrá contratar el plan.
• Ten a mano: logo (PNG horizontal), datos de contacto, lista de sitios con una persona de contacto cada uno, e inventario aproximado.
• Tiempo estimado: una tarde para una empresa de tres sitios; el inventario puede completarse después desde la app.

Pasos

1. Crea la cuenta y la empresa

   En qribo.com pulsa Start free (desde la pantalla de ingreso, Create one free). Elige I'm registering my company si tienes técnicos a quienes asignar trabajo, o I'm an independent technician or run a service company si trabajas por tu cuenta. Pulsa CREATE COMPANY. Arrancas con 14 días de prueba gratis de un plan de pago, sin tarjeta. Si te invitaron a una empresa existente, no te registres: abre el enlace del correo.

2. Completa la identidad de la empresa

   Ve a Company › Identity. Llena Company name, Contact phone y Contact email, y sube el logo del membrete con el botón que está junto a la vista del logo (Upload logo o, si ya tienes uno, Change logo). Estos datos son el membrete del PDF que recibe el cliente. Sin nombre y contacto, Qribo no deja crear tareas.

   Ojo: hay otro logo, el de las etiquetas (2 · Logo (optional) en el diseño de la etiqueta), que solo se imprime en las etiquetas QR y se sube en QR labels › Label design (paso 9), no aquí.

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3. Define el ámbito de trabajo y los clientes

   En la misma pestaña responde What does your company work on?: Assets only (lo normal para equipos), Locations only (limpieza, rondas por zona) o Assets and locations. Si das servicio a terceros, activa I serve external clients: habilita los clientes, el portal y las solicitudes. Pulsa SAVE CHANGES.

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4. Crea los sitios con sus contactos

   En Sites › NEW SITE crea cada sucursal o cliente: tipo, dirección en el mapa y al menos un contacto con Receives reports by email. Para el ejemplo: sitio «Hotel Aurora Centro», tipo External client, cliente «Hotel Aurora», contacto «Luis P.». Detalle en Crear un sitio.

5. Arma las ubicaciones de cada sitio

   Desde la ficha del sitio pulsa Locations y usa Start from a template: para un hotel, pisos y habitaciones numeradas en un minuto. Es lo que evita que cada técnico escriba la ubicación a su manera, y es requisito para los planos.

6. Prepara la configuración de activos

   En Assets pulsa Settings. Todo lo que define cómo son tus activos está en esa página, en dos pestañas:

   • Categories: pulsa Add from catalog y agrega los tipos de equipo con los que trabajas, sin esperar al primer activo (también se crean solas al usar un tipo). Pulsa cada categoría para abrir su ficha: en General ajustas prefijo e icono, y en Fields for this category defines los datos propios (IP, MAC, número de activo contable…) antes de cargar el inventario, para que la importación y el formulario ya los pidan.
   • Asset codes: solo tiene la numeración; decide si usarás tu propia nomenclatura en Company / client code: how it is numbered. La opción Continue my numbering aprende de tus códigos sin configurar nada.

   Detalle en Configuración de activos.

7. Carga los activos

   Tres caminos, combinables: Import para un inventario que ya tienes en Excel; NEW ASSET para altas sueltas; o dejar que los técnicos creen cada activo desde la app al activar su etiqueta (recomendado cuando el inventario no es confiable: se registra lo que de verdad hay, con foto y serial de la placa).

8. Revisa las plantillas de reporte

   Cada categoría necesita un checklist por tipo de trabajo (Inspección, Mantenimiento, Reparación, Instalación y Ronda). Al principio no están hechos: en Assets › Settings › Categories cada fila dice cuántos están listos (por ejemplo «Checklists 0/5 · Falta configurar»), y en la ficha de un activo nuevo verás Not set up.

   Qribo crea el checklist con IA la primera vez que se necesita (por ejemplo, al crear la primera tarea de ese tipo), o cuando tú lo pides: pulsa la fila de la categoría, ve a Checklists by work type y en cada tipo de trabajo que dice Missing pulsa Generate with AI (o Choose an existing one). Mientras falten, el técnico no se bloquea, pero conviene generarlos y revisarlos antes de la primera tarea: son estándar y hay que ajustarlos a cómo trabaja tu equipo. Detalle en Categorías y tipos de equipo y Crear o personalizar una plantilla.

9. Genera e imprime las etiquetas

   Configura primero la etiqueta: en QR labels pulsa Label design, elige qué dice (una combinación lista como Your company code o Integrator, o tus propios campos), sube tu logo si quieres y pulsa Save label (si un sitio necesita otra marca, por ejemplo la de su cliente, dale una etiqueta propia al editar el sitio, pestaña Label). Luego, en QR labels, pulsa + GENERATE BATCH, escribe en How many labels? cuántas necesitas (el campo viene con todo tu cupo: cámbialo), ponle un nombre en Batch label (optional) y pulsa GENERATE AND DOWNLOAD PDF → Generate. Imprime y, en All labels, marca sus casillas y pulsa Mark as printed. Detalle en Generar e imprimir un lote de etiquetas QR.

10. Invita al equipo y asigna sitios

    En Company › Team pulsa Invite person: correo, rol y sitios. Un técnico, gerente, lector o recepción sin sitios asignados no ve nada en la app. Si quieres que alguien del equipo reciba copia de los reportes, activa Receives reports.

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11. Vincula el primer QR desde la app

    Con la app instalada, pega una etiqueta en un equipo, escanéala con Scan y sigue Activate label. Al terminar, la lista First steps del Resumen queda completa.

Resultado

La tarjeta del Resumen muestra All set! ✓. Desde ese momento: los técnicos ven sus sitios y activos en la app; cualquier persona con Report issues puede reportar una avería que cae en Notices; tú o un gerente crean tareas; cada cierre genera un reporte que revisas en Reports y que, al aprobarse, llega a Luis P. con el PDF y queda en el portal del hotel si lo invitaste.

Errores frecuentes

Consejos