Categorías y tipos de equipo

Cada activo pertenece a una categoría de tu empresa, y casi siempre esa categoría es el reflejo local de un tipo de equipo del catálogo global de Qribo («Aire acondicionado», «Cámara CCTV»…). La categoría decide el prefijo del código interno, el icono, los checklists que llena el técnico según el fin del trabajo y qué campos personalizados pide el activo. Se gestiona en la pestaña Categories de Asset settings, donde cada categoría tiene su ficha.

Cuándo usarla

• Quieres preparar una categoría (prefijo, checklists, campos) antes de registrar el primer activo de ese tipo.
• Un tipo que Qribo aprobó no aparece en tu lista.
• Un activo no numera solo porque su categoría no tiene prefijo.
• Quieres revisar los checklists que Qribo generó para un tipo.
• No encuentras el tipo de un equipo y quieres proponerlo.

Antes de empezar

• Las categorías y sus fichas las ven quienes gestionan las categorías o la empresa (el botón Settings solo les aparece a ellos); agregar y editar requiere Manage categories (por defecto: dueño, administrador y gerente).
• Las categorías no se escriben a mano: se agregan del catálogo de Qribo o aparecen solas al usar un tipo en un activo. Si falta un tipo, se propone.

Cómo funciona

• Una categoría por tipo. Al agregar un tipo del catálogo, o al usarlo por primera vez en un activo, se crea la categoría en tu empresa. Agregarlo dos veces no duplica nada: si ya la tienes, aparece como Already added.
• En uso. El filtro In use muestra las categorías con activos, las personalizadas y las que ya preparaste (con campos o checklists) aunque aún no tengan activos. All in my company muestra también las del catálogo base que tu empresa no usa.
• Personalizadas. Categorías propias de tu empresa que no están en el catálogo global. Llevan la marca Custom y necesitan prefijo propio.
• Propuestas. Si falta un tipo, lo propones y Qribo lo revisa antes de aprobarlo; mientras tanto puedes usarlo en tus activos. Tus propuestas se listan al final, en My proposals, como Under review o Approved.
• Prefijo. De 2 a 4 caracteres, único en tu empresa. Con él el código interno se numera AC-0001, AC-0002… por sitio. Sin prefijo, la categoría no autonumera y su fila dice «Sin prefijo».
• Checklists por tipo de trabajo. Qribo garantiza un checklist por fin (inspección, mantenimiento, reparación, instalación y ronda) para cada categoría; los genera con IA como estándar y te pide revisarlos. La fila muestra cuántos de los cinco están listos.

Pasos

1. Abre la pestaña Categorías

   En Assets pulsa Settings. Se abre Asset settings en la pestaña Categories: un buscador, el filtro In use / All in my company, el bloque de campos para todas las categorías y la lista. Cada fila muestra el prefijo, los activos, los checklists listos (por ejemplo «Checklists 3/5 · Falta configurar») y cuántos campos tiene.

   Enlarge screenshot

   

2. Agrega una categoría del catálogo

   Pulsa Add from catalog. Se abre el catálogo de Qribo agrupado por familia; escribe en Search equipment type… para filtrar. Pulsa el tipo que quieres: la categoría se agrega a tu empresa aunque todavía no tengas activos de ese tipo y se abre su ficha para que la prepares. Las que ya tienes salen marcadas Already added.

   Para encontrar un tipo recién aprobado o uno que propuso tu empresa, escribe al menos dos letras de su nombre: esos tipos no están en la lista inicial y aparecen al buscar, en Other types o en su familia. Si no aparece, al final de la ventana está Can't find the type you're looking for? con Propose type.

   Enlarge screenshot

   

3. Abre la ficha y edita los datos generales

   Pulsa la fila de la categoría. En la sección General puedes cambiar Name, Display name, el Prefix, Specialty (naming) y Type code (naming) (para la nomenclatura de la empresa), el Icon, el color y si está Active (una categoría inactiva no se ofrece al crear activos). Pulsa Save.

   Enlarge screenshot

   

4. Revisa los checklists por tipo de trabajo

   En la sección Checklists by work type hay una fila por fin de la tarea:

   • Si dice Missing: pulsa Generate with AI, o elige una plantilla en Choose an existing one y pulsa Assign.
   • Si dice Ready: puedes Customize, Replace o Reset to Qribo's.

   Las estándar conviene ajustarlas a cómo trabaja tu equipo.

5. Define los campos de la categoría

   En la sección Fields for this category ves exactamente lo que pedirá el formulario de un activo de ese tipo: sus campos y, debajo, los de todas las categorías. Desde ahí creas campos, pides sugerencias a la IA o reutilizas uno existente. Detalle en Campos personalizados del activo.

6. Propón un tipo que falta

   En Add from catalog, al final, pulsa Propose type, escribe el nombre y pulsa Create. Si ya existe algo parecido, Qribo te lo muestra para que no dupliques. Puedes usarlo de inmediato en un activo; cuando Qribo lo aprueba, lo agregas desde el buscador como cualquier otro tipo.

Resultado

Los activos nuevos de esa categoría toman el prefijo, el icono, los checklists y los campos. Una categoría agregada del catálogo queda en In use en cuanto la preparas, aunque no tenga activos. En el plano y en las listas el icono identifica el tipo; el color siempre es del estado, nunca de la categoría.

En la app, desde Perfil › Categories, ves las mismas categorías y tienes Add from catalog como botón principal y Propose type. Lo que propones aparece en My proposals, con la marca Under review, y ya puedes usarlo al crear un activo. Al abrir una categoría verás General (nombre, prefijo e icono, editables), Checklists by type of work y Fields of this category en solo lectura, con Set up on the web para cambiarlos.

Errores frecuentes

Consejos